Kế toán thanh toán là gì? công việc của kế toán thanh toán là gì?

Kế toán thanh toán là gì

Kế toán thanh toán là gì, đóng vai trò gì đối với doanh nghiệp, nghiệp vụ và quy trình làm việc như thế nào? Đây là những thắc mắc mà nhiều người mới bắt đầu học và làm kế toán thắc mắc. Nếu như bạn cũng đang quan tâm tới lĩnh vực này thì hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây của luật và kế toán H&M nhé!

Kế toán thanh toán là gì?

Kế toán thanh toán không được định nghĩa cụ thể nhưng qua quá trình hình thành và làm việc thực tế thì được hiểu là việc thu thập, tổng hợp, phân tích toàn bộ chứng từ thu – chi của doanh nghiệp, đơn vị hay tổ chức. Có 2 hình thức giao dịch thanh toán chính là thanh toán tiền mặt trực tiếp hoặc chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng.

  • Thanh toán tiền mặt: Khách hàng trực tiếp thanh toán bằng tiền mặt tại phòng kế toán của công ty.
  • Thanh toán chuyển khoản: Không cần đến công ty mà có thể chuyển khoản thanh toán tại bất kỳ đâu.

Với xu hướng phát triển công nghệ 4.0 như hiện nay thì thanh toán chuyển khoản ngày càng được nhiều người lựa chọn nhờ tính thuận tiện, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.

Kế toán thanh toán là công việc thu thập, tổng hợp, phân tích toàn bộ chứng từ thu – chi của doanh nghiệp

Vai trò của kế toán thanh toán

Kế toán thanh toán có công việc theo dõi, quản lý các khoản thu – chi, quỹ tiền mặt, hoạt động thu ngân, thu hồi nợ, của doanh nghiệp, đồng thời tối ưu các chi phí giúp doanh nghiệp chi tiêu hợp lý nhất. Vì thế vai trò của kế toán viên thanh toán là vô cùng quan trọng. Một số vai trò của kế toán viên thanh toán đó là:

  • Hỗ trợ cung cấp thông tin thu – chi, doanh thu, lợi nhuận, quỹ tiền mặt,… cho quá trình quản trị tài chính.
  • Đôn đốc thanh toán nợ và thu hồi các khoản nợ kịp thời, tránh tình trạng chiếm dụng vốn.
  • Xác định các nhu cầu cần thiết của doanh nghiệp như huy động vốn, lựa chọn nguồn tài trợ, nhà cung cấp, tối ưu hóa các chi phí.

Công việc của kế toán thanh toán

Dưới đây là công việc chính mà một người làm kế toán thanh toán phải làm:

Theo dõi, quản lý các khoản thu

  • Thu tiền các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp như các cổ đông, bộ phận thu ngân, thu hồi công nợ đối với khách hàng,…
  • Theo dõi tiền gửi ngân hàng.
  • Theo dõi các khoản công nợ, đôn đốc thu hồi nợ.
  • Theo dõi quá trình thanh toán bằng hình thức chuyển khoản (thanh toán qua thẻ ngân hàng)
  • Quản lý các chứng từ liên quan đến thu – chi dòng tiền.

Theo dõi, quản lý các khoản chi

  • Xây dựng kế hoạch thanh toán công nợ hàng tuần, hàng tháng cho nhà cung cấp, đồng thời liên hệ với nhà cung cấp nếu kế hoạch thanh toán chưa đảm bảo.
  • Thanh toán tiền cho các bên cung cấp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng như đối chiếu công nợ, nhận hóa đơn, lập phiếu chi,…
  • Thanh toán nội bộ: thanh toán lương, thanh toán tiền tạm ứng, các khoản thưởng và phụ cấp cho nhân viên, thanh toán tiền mua hàng,…
  • Theo dõi tất cả các hoạt động tạm ứng.

Kiểm soát hoạt động thu ngân

  • Tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ các chứng từ liên quan đến thu ngân.
  • Theo dõi, kiểm soát mọi chứng từ của thu ngân.

Theo dõi, quản lý quỹ tiền mặt

  • KTTT thường kết hợp với thủ quỹ trong việc thực hiện các nhiệm vụ thu – chi theo quy định, đối chiếu và kiểm tra tồn quỹ vào cuối ngày.
  • Theo dõi, lập các báo cáo tồn quỹ hàng ngày cho cấp trên.

Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi, quản lý các khoản thu, chi, hoạt động thu ngân và quỹ tiền mặt

Quy trình kế toán thanh toán

Quy trình kế toán thanh toán cơ bản được hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức áp dụng cụ thể như sau:

Bước 1: Lập phiếu đề nghị thanh toán

Bộ chứng từ đề nghị thanh toán mà người yêu cầu thanh toán cần chuẩn bị:

  • Phiếu đề nghị thanh toán.
  • Các chứng từ gốc và 01 bản sao kèm theo (Hóa đơn, biên bản giao nhận,…).
  • Hợp đồng kinh tế.
  • Các chứng từ kèm theo khác.

Lưu ý: Khi lập phiếu đề nghị thanh toán cần ghi rõ số tiền đã tạm ứng (nếu có) → Trình quản ký duyệt → Gửi cho bộ phận kế toán.

Bước 2: Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ thanh toán

Kế toán viên phải kiểm tra tính chính xác về mặt pháp lý của toàn bộ hồ sơ, chứng từ thanh toán và số liệu đã tạm ứng (nếu có).

  • Nếu chứng từ chính xác và đáp ứng đủ điều kiện → Nhân viên kế toán thanh toán trình kế toán tưởng ký duyệt.
  • Nếu chứng từ không đáp ứng yêu cầu → Nhân viên kế toán thanh toán ghi rõ lý do và trả lại cho người có nhu cầu thanh toán.

Bước 3: Duyệt đề nghị thanh toán

Sau khi nhân viên kế toán thanh toán xem xét tính pháp lý của các chứng từ giấy tờ thì trình lên kế toán trưởng ký duyệt → Giám đốc xem xét → Nếu được thông qua thì kế toán viên lập phiếu và hạch toán.

Nếu các chứng từ, hồ sơ, số liệu không đáp ứng yêu cầu → Kế toán ghi rõ lý do và trả lại cho người có nhu cầu thanh toán.

Bước 4: Lập phiếu chi, ủy nhiệm chi

Kế toán lập phiếu chi, ủy nhiệm chi. → Trình kế toán trưởng ký duyệt → Trình Giám đốc ký duyệt → Gửi phiếu  tới thủ quỹ để nhận chi tiền → Kế toán chuyển tiền tới ngân hàng.

Bước 5: Thu – chi tiền

  • Phiếu thu, phiếu chi được lập 3 liên: Người thanh toán (01 liên) , thủ quỹ (01 liên) và kế toán (01 liên).
  • Ủy nhiệm chi được ký và đóng dấu.
  • Kế toán ngân hàng chuyển ủy nhiệm chi ra ngân hàng thanh toán.
  • Ngân hàng báo nợ trong tài khoản.
  • Kế toán lập phiếu báo nợ.

Bước 6: Đối soát, kiểm tra số liệu và làm báo cáo

  • Kế toán thanh toán: Đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ và lưu lại chứng từ đối chiếu.
  • Kế toán ngân hàng: Đối chiếu với sổ phụ ngân hàng.
  • Thủ quỹ: Báo cáo tồn quỹ hàng ngày cho kế toán trưởng và giám đốc khi có yêu cầu.

Bước 7: Lưu hồ sơ

Kế toán thanh toán có trách nhiệm lưu giữ hóa đơn, chứng từ thanh toán.

Lưu ý: Trường hợp hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn chứng từ, người có nhu cầu thanh toán phải lập bảng kê mua hàng hóa không có hóa đơn theo mẫu kèm theo thông tư 79/2019/TT-BTC và giấy đề nghị thanh toán.

Hướng dẫn hạch toán kế toán thanh toán

Dưới đây là hướng dẫn cách hạch toán kế toán thanh toán:

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hạch toán Hồ sơ kế toán kèm theo
Thu tiền mặt
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 111, có TK 112 – Séc/Giấy lĩnh tiền/Giấy báo Nợ– Phiếu thu tiền– Bảng kê giao dịch ngân hàng
Thu tiền hoàn ứng của nhân viên Nợ TK 111, có TK 141 – Phiếu hoàn ứng– Phiếu thu tiền
Thu tiền ứng trước của khách hàng Nợ TK 111, có TK 131 – Hợp đồng/Đơn hàng (nếu có)– Phiếu thu tiền
Thu tiền bán thành phẩm, hàng hóa chịu thuế GTGT  Nợ TK 111, có TK 511, có TK 3331 – Hợp đồng/Đơn hàng – Hóa đơn GTGT– Phiếu xuất kho– Chứng từ giao nhận (nếu có)– Phiếu thu tiền
Thu hồi công nợ của khách hàng Nợ TK 111, có TK 131 – Phiếu thu tiền– Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có)
Chi tiền mặt
Rút tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng Nợ TK 112, có TK 111 – Phiếu chi tiền– Giấy báo có, giấy nộp tiền vào tài khoản– Bảng kê giao dịch ngân hàng
Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên công ty đi công tác Nợ TK 141, có TK 111 – Giấy đề nghị tạm ứng– Phiếu chi tiền
Đặt cọc, trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp Nợ TK 331, có TK 111 – Hợp đồng/Đơn hàng – Phiếu chi tiền
Chi tiền mua vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa kho Nợ TK 15, nợ TK 153, nợ TK 1561, nợ TK 1331, có TK 111 – Hợp đồng/Đơn hàng – Phiếu giao hàng– Phiếu chi tiền
Chi trả công nợ đến hạn cho nhà cung cấp Nợ TK 331, có TK 111 – Phiếu chi tiền– Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có)
Chi trả tiền dịch vụ (Xăng dầu, viễn thông, điện, nước…) Nợ TK 627, nợ TK 641, nợ TK 642, nợ TK 1331, có TK 111 – Hóa đơn – Phiếu chi tiền
Thu tiền qua ngân hàng
Rút tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng Nợ TK 112, có TK 111 – Phiếu chi tiền– Giấy báo có, giấy nộp tiền vào tài khoản– Bảng kê giao dịch ngân hàng
Thu tiền hoàn ứng của nhân viên công ty, nhân viên nộp vào tài khoản ngân hàng Nợ TK 112, có TK 141 – Phiếu hoàn ứng– Giấy báo Có
Thu tiền ứng trước của khách hàng  Nợ TK 112, có TK 131 – Hợp đồng/Đơn hàng (nếu có)– Giấy báo Có
Thu tiền khách trả bằng chuyển khoản ngay khi bán thành phẩm, hàng hóa chịu thuế GTGT Nợ TK 112, có TK 511, có TK 3331 – Hợp đồng/Đơn hàng – Hóa đơn GTGT– Phiếu xuất kho– Chứng từ giao nhận (nếu có)– Giấy báo Có
Thu hồi công nợ phải thu của khách hàng  Nợ TK 112, có TK 131 – Giấy báo Có– Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có)
Chi tiền qua ngân hàng
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 111, có TK 112 – Séc/Giấy lĩnh tiền/ Giấy báo Nợ– Phiếu thu tiền– Bảng kê giao dịch ngân hàng
Tạm ứng cho nhân viên công ty, chuyển tiền từ ngân hàng vào tài khoản cá nhân hoặc chi Séc Nợ TK 141, có TK 112 – Giấy đề nghị tạm ứng– Giấy báo Nợ
Đặt cọc, trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp  Nợ TK 331   Có TK 112 – Hợp đồng/Đơn hàng – Giấy báo Nợ
Mua vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa nhập kho  Nợ TK 152, nợ TK 153, nợ TK 1561, nợ TK 1331, có TK 112 – Hợp đồng/Đơn hàng – Phiếu giao hàng– Giấy báo Nợ
Thanh toán công nợ đến hạn cho nhà cung cấp Nợ TK 331, có TK 112 – Giấy báo Nợ– Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có)
Chi trả tiền dịch vụ (Xăng dầu, cước dịch vụ viễn thông, điện, nước…)  Nợ TK 627, nợ TK 641, nợ TK 642, nợ TK 1331, có TK 112 – Hóa đơn – Giấy báo Nợ
Chuyển khoản tiền lương cho nhân viên Nợ TK 334, có TK 112 – Bảng lương đã ký duyệt– Phiếu lương/bảng lương có chữ ký người nhận – Giấy báo Nợ

Yêu cầu đối với một người làm kế toán thanh toán

Để đảm nhận công việc kế toán thanh toán một cách chỉn chu và tốt nhất thì bạn cần có kiến thức chuyên môn cũng như kỹ năng căn bản phục vụ công việc. Cụ thể:

Yêu cầu về kiến thức chuyên môn

Trước tiên, bạn cần phải có kiến théc chuyên môn và nghiệp vụ kế toán. Kiến thức và kỹ năng chuyên môn kế toán thanh toán thể hiện ở kỹ năng lập báo cáo, hạch toán; phân tích, thống kê tài chính; trình bày báo cáo; quản trị tài chính doanh nghiệp;…

Yêu cầu về kỹ năng

  • Sử dụng thành thạo máy tính, tin học văn phòng và phần mềm kế toán chuyên dụng
  • Kỹ năng giao tiếp tốt: Công việc kế toán không thể tách rời với các bộ phận khác như ngân hàng, thu ngân, thủ quỹ,… Vì thế tạo dựng được mối quan hệ tốt đẹp với những bộ phận trên sẽ giúp ích rất nhiều cho công việc của kế toán thanh toán. Ngoài ra, kế toán viên cũng thường xuyên phải thuyết trình báo cáo, lý giải số liệu kế toán với cấp trên vì thế kỹ năng giao tiếp là rất cần thiết.
  • Khả năng tư duy, logic cao: Các nghiệp vụ kế toán thanh toán đòi hỏi khả năng tổng hợp, phân tích và xử lý số liệu chính xác, logic, nhanh chóng.  Vì vậy, kế toán thanh toán cần có khả năng tư duy logic tốt để có cơ hội phát triển và thăng tiến trong sự nghiệp.

Yêu cầu về phẩm chất

Bên cạnh yêu cầu về kiến thức chuyên môn cùng kỹ năng bổ trợ phục vụ công việc thì các doanh nghiệp còn yêu cầu kế toán viên có đầy đủ các phẩm chất như sau:

  • Trung thực, cẩn trọng, tinh thần trách nhiệm cao.
  • Bảo mật thông tin.
  • Có sức khỏe tốt.
  • Năng động, nhanh nhẹn, nhiệt tình, chịu được áp lực công việc.
  • Có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm tốt.

Một người làm kế toán thanh toán phải có kiến thức chuyên môn vững chắc, kỹ năng cũng như phẩm chất tốt

Nhân viên kế toán thanh toán làm việc ở đâu?

Cơ hội nghề nghiệp cho kế toán viên rất rộng mở bởi bất kỳ doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức nào cũng cần có vị trí công việc này. Tùy thuộc vào năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm của bạn mà bạn có thể lựa chọn làm việc cho doanh nghiệp lớn, vừa hay nhỏ. Hầu hết các công ty đều cần vị trí kế toán thanh toán, ví dụ bạn có thể làm việc tại ngân hàng, công ty bất động sản, công ty kế toán,…Ngoài ra, bạn cũng có thể làm việc cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức xã hội, văn phòng chính phủ,…

Trên đây là chia sẻ của luatvaketoan.vn về kế toán thanh toán là gì. Hy vọng đây cũng là câu trả lời mà nhiều khách hàng khác đang tìm kiếm. Nếu quý khách hàng nào còn có thắc mắc nào cần giải đáp liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được câu trả lời nhanh nhất nhé. Trân trọng!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *