Kế toán bao gồm nhiều vị trí làm việc như kế toán công nợ, kế toán bán hàng, kế toán thuế, kế toán tiền lương,… Trong đó kế toán tiền lương là một vị trí đặc biệt quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị. Bởi bất kỳ doanh nghiệp, đơn vị nào khi hoạt động cũng cần có người lao động và trả lương cho người lao động. Do đó, bộ phận kế toán tiền lương là không thể thiếu. Qua bài viết này chúng tôi chia sẻ những Kinh nghiệm làm kế toán tiền lương cho những ai quan tâm.
- Kế toán bán hàng là gì? công việc thường ngày của họ là gì? lương cơ bản?
- Kế toán kho làm gì? chia sẻ kinh nghiệm nên không nên trong kế toán kho?
Kế toán tiền lương là gì?
Kế toán tiền lương là vị trí kế toán trong mỗi doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị thực hiện các công việc tính toán, hạch toán tiền lương cho toàn bộ nhân viên dựa vào các yếu tố: bảng chấm công, bảng theo dõi công tác, hợp đồng lao động, phiếu làm thêm giờ, chế độ bảo hiểm,…. Người làm kế toán tiền lương cần lập thang tính và bảng tính lương định kỳ hàng tháng. Bên cạnh việc tính lương cho nhân viên thì kế toán tiền lương cần xem xét, cân nhắc đảm bảo chi phí cho đơn vị.
Kế toán tiền lương thực hiện các công việc tính toán, hạch toán tiền lương cho nhân viên
Chia sẻ những kinh nghiệm làm kế toán tiền lương phải làm
Về cơ bản, công việc chính của người làm kế toán tiền lương là xử lý các vấn đề xoay quanh tiền lương cho người lao động. Cụ thể công việc thể hiện ở dưới bảng sau:
| Công việc chính | Nhiệm vụ cụ thể |
| Chấm công, theo dõi chấm công | – Lập bảng chấm công theo mẫu. – Quản lý, theo dõi đảm bảo việc chấm công đầy đủ và chính xác. – Ghi chép đầy đủ tình hình nhân sự hiện có và sự biến động nhân sự. – Theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời kết quả lao động và thời gian kết thúc lao động của người lao động. |
| Quản lý tạm ứng lương của người lao động | – Xây dựng mức tạm ứng lương cho người lao động theo % lương tháng hoặc theo giá trị tiền riêng của từng người. – Lập bảng tạm ứng, phiếu tạm ứng lương. – Tiếp nhận thông tin và giải quyết tạm ứng lương. – Quản lý thông tin các đợt tạm ứng lương trong tháng. |
| Quản lý kỳ lương chính | – Xây dựng kỳ tính lương theo chỉ tiêu. – Tính các khoản thu nhập hay giảm trừ lương cuối kỳ. |
| Hạch toán, tính lương và các khoản trích theo lương | – Xây dựng thang bảng lương, tính lương cho nhân viên căn cứ vào hợp đồng lao động, bảng chấm công, thông tin kỳ lương, các khoản thưởng, trợ cấp, phụ cấp, các khoản khấu trừ (thuế TNCN, BHXH,… nếu có). – Đối chiếu giấy tờ liên quan đến chế độ nghỉ phép, nghỉ không lương và các chế độ khác của nhân viên khớp với bảng chấm công. – Hoàn thiện bảng lương, chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt đúng hạn. – Thanh toán lương hàng tháng cho nhân viên. – Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương để quyết toán thuế TNCN cuối năm. – Tính toán và phân bổ các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT đầy đủ, chính xác, đúng đối tượng. |
Nghiệp vụ kế toán tiền lương
Nghiệp vụ kế toán tiền lương bao gồm nghiệp vụ chấm công, tính lương; nghiệp vụ hạch toán bảng lương; nghiệp vụ khác phát sinh liên quan đến tiền lương (tạm ứng, nộp tiền bảo hiểm, nộp thuế TNCN,…)
Chấm công, tính lương
Bước 1: Chấm công hàng ngày, lập bảng tính lương hàng tháng
Lập bảng tính lương căn cứ vào HĐLĐ, quy chế tiền lương, bảng chấm công, bảng thống kê doanh thu bán hàng, khối lượng sản phẩm (nếu trả lương theo sản phẩm, doanh thu)
Bước 2: Trình kế toán trưởng kiểm tra, trình Giám đốc ký duyệt bảng lương
Bước 3: Căn cứ bảng lương đã duyệt → Hạch toán các nghiệp vụ liên quan
Nghiệp vụ hạch toán bảng lương
Hạch toán tiền lương phải trả cho người lao động (NLĐ)
- Nợ 6421: Lương của bộ phận bán hàng
- Nợ 6422: Lương của bộ phận quản lý
- Nợ 154: Lương của bộ phận sản xuất
- Có 334: Tổng lương phải trả
Hạch toán trích bảo hiểm mà NLĐ chịu
- Nợ 334
- Có 3383: BHXH (8% x lương cơ bản của doanh nghiệp)
- Có 3384: BHYT ( 3% x lương cơ bản)
- Có 3389: BHTN (1% x lương cơ bản)
Hạch toán trích bảo hiểm mà doanh nghiệp chịu
- Nợ 6421:
- Có 3383: 18% x lương cơ bản của bộ phận bán hàng
- Có 3384: 3% x lương cơ bản của bộ phận bán hàng
- Có 3389: 1.5% x lương cơ bản bộ phận bán hàng
- Nợ 6422:
- Có 3383: 18% x lương cơ bản của bộ phận quản lý
- Có 3384: 3% x lương cơ bản của bộ phận quản lý
- Có 3389: 1.5% x lương cơ bản bộ phận quản lý
- Nợ 154:
- Có 3383: 18% x lương cơ bản của bộ phận sản xuất
- Có 3384: 3% x lương cơ bản của bộ phận sản xuất
- Có 3389: 1.5% x lương cơ bản bộ phận sản xuất
Hạch toán thuế TNCN
- Nợ 334
- Có 3335
Hạch toán trích KPCĐ (nếu có)
- Nợ 6422
- Có 3382: 2% x lương thực tế
Các nghiệp vụ khác liên quan đến tiền lương (nếu có)
- Nhân viên tạm ứng lương: Nợ 334, có 111, có 112
- Nộp Bảo hiểm: Nợ 3383, nợ 3384, nợ 3389, có 111, có 112
- Nộp thuế TNCN: Nợ 3335, có 111, có 112
Hạch toán kế toán tiền lương
Để hạch toán chính xác tiền lương chính xác thì người làm kế toán tiền lương phải xác định được chi phí đó thuộc bộ phận nào, bộ phận sản xuất, bán hàng hay quản lý. Thêm vào đó, bạn cần xác định được đơn vị mình đang áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 113 hay 200 vì 2 thông tư này có một số tài khoản khác nhau.
Theo thông tư 133:
+ Nợ TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
+ Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang
+ Nợ TK 6421: Chi phí bán hàng
+ Nợ TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Có TK 334: Phải trả người lao động
Theo thông tư 200:
+ Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản dang dở
+ Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp
+ Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công (6231)
+ Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung (6271)
+ Nợ TK 641: Chi phí bán hàng (6411)
+ Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
+ Có TK 334: Phải trả người lao động (3341, 3348).
Theo thông tư 133:
+ Nợ TK 154/ 241/ 6421/ 6422
+ Có TK 3383 – BHXH
+ Có TK 3384 – BHYT
+ Có TK 3385 – BHTN
Theo thông tư 200:
+ Nợ TK 241/ 622/ 623/ 627/ 641/ 642
+ Có TK 3383 : BHXH
+ Có TK 3384: BHYT
= Có TK 3386: BHTN
Theo thông tư 133:
+ Nợ TK 334
+ Có TK 3383: BHXH
+ Có TK 3384: BHYT
+ Có TK 3385: BHTN
Theo thông tư 200:
+ Nợ TK 3341/3348
+ Có TK 3383: BHXH
+ Có TK 3384: BHYT
+ Có TK 3386: BHTN
Hạch toán bút toán khi nộp tiền Bảo Hiểm
+ Nợ TK 3383: BHXH – theo tổng tỷ lệ chi phí doanh nghiệp + tỷ lệ trừ vào lương NLĐ
+ Nợ TK 3384: BHYT – theo tổng tỷ lệ chi phí doanh nghiệp + tỷ lệ trừ vào lương NLĐ)
+ Nợ TK 3386 – TT 200 (hoặc 3385 – TT 133): theo tổng tỷ lệ chi phí doanh nghiệp + tỷ lệ trừ vào lương NLĐ
+ Có TK 1111, 1121: Tổng phải nộp
Hạch toán bút toán thuế thu nhập cá nhân (nếu có)
– Khi trừ số thuế TNCN phải nộp vào lương của nhân viên:
+ Có TK 3335: Thuế TNCN
+ Nợ TK 334: Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ
– Khi nộp tiền thuế TNCN:
+ Có TK 1111, 1121
+ Nợ TK 3335 : số Thuế TNCN phải nộp
Hạch toán khi nhân viên ứng trước tiền lương
+ Nợ TK 334: Phải trả người lao động
+ Có TK 111, 112 : Số tiền trả
Hạch toán trả lương bằng sản phẩm, hàng hoá
– Nếu sản phẩm, hàng hóa phải chịu thuế GTGT thì kê khai theo phương pháp khấu trừ:
+ Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348 – Thông tư 200)
+ Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)
+ Có TK 5118 – Doanh thu khác (Giá bán chưa có thuế GTGT).
– Nếu sản phẩm, hàng hóa không chịu thuế GTGT thì kê khai theo phương pháp trực tiếp:
+ Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348 – Thông tư 200)
+ Có TK 5118 – Doanh thu khác (Giá thanh toán).
Hạch toán khi tính tiền BHXH (ốm đau, thai sản,…) NLĐ được hưởng
+ Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383)
+ Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341)
Hạch toán khi nhận được tiền của Cơ quan BHXH
+ Nợ TK 111, 112:
+ Có TK 3383
Hạch toán khi trả tiền chế độ BHXH (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,…) cho nhân viên
+ Nợ TK 334
+ Có TK 111, 112
Trên đây là những thông tin chia sẻ kinh nghiệm làm kế toán tiền lương giúp kế toán viên làm việc đơn giản và dễ dàng hơn. Hy vọng bài viết mang lại cho bạn thông tin bổ ích, đồng thời gợi ý đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán cho các doanh nghiệp.
Luật sư Nguyễn Nhật Hạ được biết đến là người sáng lập Công ty Luật TNHH Nhật Hạ, Luật sư Hạ được đánh giá cao ở khả năng giải quyết các vụ án, vụ việc phức tạp liên quan tới lĩnh vực doanh nghiệp, tài chính, chứng khoán.